你与高薪之间,可能差一封高情商邮件的距离

日期:2018-09-14 / 人气: / 来源:直销网

原标题:你与高薪之间,可能差一封高情商邮件的距离

你的邮件表达清楚你的意图了么?及时汇报你的工作进度了么?发送时机恰当吗?想不通为什么总是被领导忽视?

你离高薪,可能就差一封高情商邮件的距离。

邮件谁不会写呢?

邮件作为我们日常最常用的一个工具,大家都会写。但恰巧,它是我们与人沟通的一个重要的途径,很多情商、技巧夹杂其中,因而让简单的邮件看着就没那么简单。

工作邮件的用途都有哪些?

工作邮件分类

工作邮件的四大分类——确认邮件、需求邮件、反馈邮件、通知邮件,这是我们最熟悉的工作场景。在这最熟悉的四个工作场景中,有哪些情商的技巧呢?

确认邮件存证据

要对接到的需求作确认。

需求邮件有细节

头奖彩票主要指跨部门、跨公司的邮件,所提需求必须清楚、详细。

反馈邮件有反应

当收到邮件后,应该尽快给出反馈。

通知邮件广播站

通知邮件不需要回复也最好不要回复。

工作邮件的结构

发送地址

发送地址区,有收件人、抄送人、密送人三个部分。

首先,收件人需要处理该邮件的人,或者是通知发布的对象。

在这里注意:不要一事二报,也就是一件事情不要同时申请两个领导批示;一件事情不要安排给两个人去做。

其次,放在抄送人里,只是让对方知会一下,他可以不回复。

本部门

以请假为例,就应该主送自己的部门经理,抄送总经理。这样部门经理好处理,总经理还会感觉你是很规矩的人,动向都让他知道。

跨部门

需要两个领导都确认的邮件,最好只请示自己的领导,跨部门的沟通让领导去协调。尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情,因为你的命运主要把握在直接领导手里,别让他觉得你很难搞。

最后,密送人其实很有用!

不方便让别人看到在收件人列表里出现的人,可以放在密送里;重要的、容易忘的邮件,密送给自己一份,方便管理查看;在发送通知类邮件时,不想让大家在邮件里群体回复,可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。

标题

标题是整个邮件的金字塔顶端,避免使用口语化的文字,会显得很不职业。多次或者转发的邮件,标题上会被加上很多的“ re:fw:re:re:re:re:” ,而这种邮件,最好不要参与进去;非要参与的话,把标题清理清理。

需要每天发一次的邮件,比如日报、例行数据发送等,建议标题用当日的日期开头,方便以后检索。

抬头

抬头也就是称呼,这里最好是按照公司文化写。

比如:单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称;有第三人的时候称呼x总。

正文

正文,要注意遵循金字塔原理,先说中心思想,再详细阐述细节。

一行内容不要超过 15 个字,字体不要太小,不要太大,不要颜色怪异。

建议:用字号用小四(20号),字体用宋体,颜色用黑色,强调的关键词用红色,但红色不要用太多。

特别提醒:别人的名字不要用红色!

多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。总之,要把邮件当成是网页去设计,根据读者的体验去考虑文案和排版。

附件

附件少的时候最好不要打包,这个跟产品设计非常类似,能在一级页面看的东西,用户一般不愿意到二级页面去看。

附件不要太大,这个很好理解,有的公司网速很慢,你发大附件肯定有人会想要掐死你。附件多,必须打包的时候,一定要在邮件正文里做一下附件说明:附件中是 xx,请查收,讲一下每个附件是干什么的,方便收到邮件的人查看。

恭祝语&签名及邮件撰写顺序

恭祝语、签名及其他信息,这些都好理解,按公司的要求来就好,不多说了。

邮件撰写顺序

估计大多数人都是先写收件人,再写标题,最后写正文,发送。其实,这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错,我们最好用一个容错率高的流程,像这样:标题——>正文——>附件——>收件人。

一些小技巧

2分钟法则

邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟;简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上,不要遗忘;邮件写好后,不要急着发,花2分钟检查一下各个细节。

2步法处理

第1步,定时查收邮件。重要紧急的,2分钟处理;重要不紧急的,马上给予回应,约定处理时间;其他事项标记待处理标签。

第2步,在空闲时间,集中处理待处理邮件。

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